酒厂采购管理研究，酒厂管理制度是怎样的

　　酒店采购管理工作是酒店成本控制的一个重要环节，所以很多的管理者都会关注酒店采购管理这一模块的内容。下面为您精心推荐了酒店采购管理流程，希望对您有所帮助。 　　酒店采购管理流程 　　1、制定采购计划 　　(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核; 　　(2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核; 　　(3)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。 　　2、审批采购计划： 　　(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核; 　　(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算; 　　(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批; 　　(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 　　3、物资采购： 　　(1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。 　　(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 　　(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。 　　(4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。 　　4、物资验收入库： 　　(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收; 　　(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 　　5、报销及付款 　　(1)付款： 　　①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款; 　　②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内; 　　③按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。 　　④超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。 　　(2)报销： 　　①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。 　　②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 　　酒店采购管理方法 　　一、重视采购员的思想教育工作。 　　经理对采购工作的管理主要表现在对采购员的管理上，他的管理意图，对市场情况的掌握，供应商的选择以及对酒店成本控制等等，都要通过采购中央气象台工作体现出来，因此，做好对采购人中央气象台管理工作极为重要。针对采购工作的特点，采购经理首先要加强对采购人员的法制教育，职业道德教育，提高其抵制不正之风的自觉性，树立坚强的组织观念和严明纪律性，同时，要培养其企业主人翁的责任感，不谋私利，不徇私情，秉公办事的思想作风。 　　二明确分工与职责，明确权力与义务。 　　科学明确的分工是良好协作的基础和人效管理的手段，而合理授权则是实现职责的必要条件，对采购员在明确其业务及职责范围后，要充分信任与授权，使之有独立自主的处理问题的权力，能想方设法，克服困难，完成任务，不必事事请示，但要有事事汇报制度，采购员应将每天工作中遇到的问题处理的方法以及每天的到货情况等写上《每日工作汇报部》以便经理检查，发现问题时随时解决。 　　三、严格要求并指导采购员学习与掌握必要的商品知识以及采购知识与技能。 　　在现实生活中，包括酒店行业，购买质次价高的假冒伪劣商品，吃亏上当的事屡风不鲜，一个很重要的原因就缺乏必要的商品知识，对所购买的商品不了解，结果不化险为夷损害了酒店客人的利益，而且使企业本身蒙受不应有的，甚至是巨大的损失，防止这种情况发生的办法之一就是要求采购员必须掌握必要的商品知识----至少是他所分管的范围的商品知识，包括商品的特性，产地，规格、用途、质量、价格、供应商状况等，此外，要搞好物品采购工作，还必须掌握物品采购的基本理论，基本知识和基本技能，特别是掌握好采购的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各类物品的特性和分类方法，善于与客商洽谈业务，商定供货条款，了解采购国外不同物品的采购程序，熟练输采购手续等。对一个采购员来说，采购什么，到什么地方采购，什么时候采购怎样采购等，应做到胸有成竹，这样才有可能进行一次成功的不必要的损失和成本的增加。 　　四、了解市场行情，控制采购成本。 　　了解市场行情，要随物品特点而定，对时令物品，因供求情况和价格变化快，应随时了掌握其变化，对季节性强的物品，如鲜贝，对虾等，须摸清生产周期，掌握采购最佳时期，对大批量的日用品，要进行专题调查，根据采购的质、量、时间要求进行选择，如从外地进货还要了解运输的情况和运输费用的高低。可供采购物品的市场是广阔的一种物品要能有几十家供货单位可供选择如果采购员缺乏了解市场，懂得市场行情的能，在数以千计的生产同一货品的供货单位面前就会晕头转向了，导致采购失败，市场上需要了解的内容有：货物来自什么渠道?可从哪些供货单位采购到哪些物品?各个供货单位提供物品的质量牌号，价格如何等等。同时还必要了解市场的其他一些因素，如市场物品流通渠道，产品供应的季节性，价格波动，商业经营气候等影响市场供应变动的原因。要了解市场行情，就要进行调查分析，根据酒店来一些同等的做法，这种调查分析可概括为“二个三”，第一个“三是货比三家不吃亏。即采购时应尽可能多找几家了行情，特别是多数物品采用市场调节方式销售，由各售货单位自行作价，对此要特别注意比价;”第二个“三是三个层次，即使用部门经办人员，采购部人员，成本控制部人员，都要做调查工作，然后，集中将情况分析，这样就有可能避免采购的盲目性和被“斩”情况的发生，即能确保采购质量，也呆防止鞭些采购人员营私舞弊，中饱私囊，从而有效地控制采购成本。 　　五、控制食品的采购价格。 　　成功的采购工作其目标之一是获得理想的采购价格。入口的价格是受各种因素影响的，诸如市场的供求状况，餐饮的需求程度，采购的数量，食品本身的质量，供应的货源渠道和经营成本，单位支配市场程度，其他供应者对其影响等，面对这样的价格因素与餐饮经营的要求，对采购价格实行控制是必要的，实践证明，以下几条价格措施是行之有效的。 　　1、规定采购价格-----通过详细的市场价格调查后，酒店对餐饮所需的某些食品提出购货限价，采购员必须在限价以内进行采购，不得超过，限价商品的品种一般是指每日采购的新鲜蔬果肉类 　　2、规定购货渠道和供应单位----采购部门只能那些指定的供货单位购货，或者只许购置来自规定渠道的食品，如香烟，洋酒等。 　　3、控制大宗和贵重食品的购货权-----贵重食品和大宗食品其价格是影响餐饮成本的主体。因此，由餐饮部门提供使用情况的报告，采购部门增加购货量和改变购货规格可根据需求情况，大批量采购，以便降低单价，这也是控制采购价格的一种策略，另外当某些食品的包装规格有大有小时，购买酒店的适用规格，也呆降低单位价格。 　　4、向生产单位直接采购-----对采购批量大的物品，应尽呆能向生产单位直接采购，并要求经批理优惠价格供应。 　　5、根据市场行情适时采购-----当某些食品在市场上供过于求，价格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合质量并可作储存的可趁此机会购进，以备价格回升时使用。当应时食品上市，预计价格可能下跌，采购量应尽呆能地减少，只在适应需要即可，等到价格稳定时再行添购。 　　六、学会对购进货品价格的整体控制。 　　采购经理每天要对很多的“采购申请单”、“计货单”、支票申领单、中，西厨每日订货单“签字”但他每天都要面对同一个课题，压低进货价格降低成本。厨房每日用的鲜活海水产品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天进，日日买，每种不过几十元，上百元而房口部的棉织品，塑料制品，印刷品，一份计货单批下来，常常过千元，上万元，特别是工程装修，维修，甚至超过几十万元。理论上讲，对于每笔支出，无论巨细，大小，都要严格控制，所谓点滴节约，但实际上谁也不可能完全做到保证采购部日常购买的所有商品，其质量是全城最好的，其价格又是全市最平的，举例说明一般大路菜的单价，东西南北各个农贸市场价格相关一毛几分，如果一定要求采购员和每期进货都“最好”，“最平”反而会使他们整日处于紧张忙乱之中，在当今社会节奏日益加快的时代，事事无巨细，笔笔支出都精细管理的做法，不公难以进行，而且得不损失，因此，作为采购经理，应采取从整体上掌握，控制采购成本的策略，这一策略主要体现在以下两个方面。 　　1、众多的日常小额开支予以总的控制，只要是市场的平均价格之内，具体的一笔笔支出可以不必过分计较。因为是大量的常用品，管理的侧重点放在保证质量及快速反应上，即必须保证购进的货品货量能用，好用，同时必须保证及时购进，说买就买的到，不耽误使用。 　　2、小量的大额支出必须下功夫，多方了市场，多方寻价，认真浅谈，仔细做报价，不允许购买出现失误，严格控制，最好是经理亲自洽商。对这部分重点的大额支出，管理的侧重点应是在保证质量的前提下尽最大可能地省钱，在洽谈过程中要“斤斤计较。几毛钱，几分钱地砍，例如一份印刷品要印要千万份，每份砍下一二分或三四厘钱，就能省下不少钱， 　　七、建立良好的采购工作程序，控制整个采购系统。 　　便是的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证，使所有的采购员有章可循，提高效率，减少失误。各个酒店，宾馆采购的采购工作程序中应注意以下几个问题。 　　1、严格按程序运作，不允许推委扯皮，该办的必须办理。 　　2、严格按程序所规定的职权范围办理，不得超越范围。 　　3、密切协作关系，强调采购部与其他部门的协调，合作与配合，有困难，有疑问应共同协商解决。 　　八、对采购计划和购货合同执行的控制。 　　为保证物品采购和购货合同的有效执行，采购经理必须对执行过程进行控制。 　　1、指定专业人员负责至计划的执行和购货全责的履行进行检查。 　　2、设立物品计划执行控制台账，记录每种物品的采购计划，签约(合同)情况，交货履约和库存情况，如有条件可采用科学的酒店采购工作管理软件，将这些数据输入电脑，以备随时检查。 　　3、定期检查与随时检查相结合，每月进行全面检查，对未按计划和合同的进度供货的货种，随时通知经办采购员督促供应单位按时交货，也可用挂牌方法把没有按计划执行，按合同供给的物品品种，用不同颜色牌子挂出，以便引起同事注意。 　　九、熟悉供应厂商，并与之建立良好和合作关系。 　　采购员的工作是有所分工的，在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品，使其对熟悉这尖物品的市场供应的厂家及供应商，作为采购绠，则应该熟悉所管的采购员与之联系的所有供应厂商，经过一段时间实际采购的考察，对一引起信誉好的供应商，应考虑与之建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系，以保证货源的购进，减轻采购工作量，同时，他应该负责解决采购员解决不了的问题，买到采购员买不到的货物，应注意不能出现这样的情况：即一个采购员频繁联系供应商是采购经理所不知道或不熟悉的，如果采购员和供应商长年，不买采购部经理的帐，那么采购经理的工作将是十分被动的。供应商为了得到更高的经济效益，会采取各种样的办法“困住“采购员，手段之一是”回扣“它不仅影响进货成本，损害酒店利益，还会腐蚀采购队伍，如何控制这类问题的产生是所有采购经理面临的共同问题，事实上，作为采购经理不可能盯住所有采购员，跟着他们满街跑，只在对货品采购进行严密的控制管理，盯住货品的单价，把单价控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至没有。总之，酒店业中的采购供应工作是极其复杂的，其管理工作也是具有相当难度和挑战性的，作为采购经理，要想将采购工作的特有规律，进而遵循这些规律去做，只有这样才能提高采购工作的管理水平，在保证满足酒店服务和生产需求的同时，最大程度地降低采购成本。 　　酒店物资采购管理流程 　　一、采购项目的申请 　　1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。 　　2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。 　　二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买 　　1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。 　　2.酒店所需商品由财务部负责安排采购; 　　3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。 　　4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。 　　5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样 品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。 　　6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。 　　7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。 　　8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。 　　9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。 　　10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。 　　三、采购项目的验收 　　1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。 　　2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。 　　3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 　　4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。 　　5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。 　　四、采购项目的结算 　　1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。 　　2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。

（1）按照“谁主管谁负责”的原则，对计划经营系统的安全工作负责。（2）组织制订、修改和审批计划经营系统的规章制度，要体现“安全第一”的思想，并监督检查制度执行情况。（3）贯彻“五同时”原则，保证劳动保护、安全技术措施和隐患整改项目经费到位，并监督专款专用。（4）负责本系统人员的安全意识和技能教育，提高职工的整体安全素质。（5）定期召开计划经营系统的安全工作会议，分析经营动态，及时解决存在的问题。（6）把安全管理纳入经营管理中，承包各项经营工作必须有明确的安全指标。（7）负责分管范围以外的安全生产工作，提出合理化建议。(五)、财务科长安全职责（1）保证安全技术措施经费的落实并监督其合理使用。（2）审查劳动防护用品、保健食品和防暑降温饮料的经费支出及合理使用情况。（3）按照“三同时”原则审批新、改、扩建项目，落实劳动保护设施，不留隐患。（4）审查厂内安全奖惩款项各项的出处，认真执行国家和地方法规。（5）负责分管部门、科室的安全生产工作。（6）参与分管范围以外的安全生产管理工作，提出合理化建议。(六)、办公室主任安全职责（1）负责组织职工劳动安全竞赛活动，搞好职工的劳动保护。（2）按照国家有关规定，定期组织职工进行身体检查，健全职工健康档案。（3）参与监督检查各项安全操作规程的执行情况，监督检查有毒有害作业环境的治理情况。（4）参与职工因工死亡、工伤和职业病的调查、分析和处理，监督检查各部门落实预防措施的实施情况，协同厂领导做好善后工作。（5）监督检查本厂女工的劳动保护工作。(七)、车间主任安全职责对本部门的安全生产全面负责，其职责是：（1）保证国家和本厂安全生产法规、制度、指示在本车间贯彻执行。把安全工作列入议事日程，做到“五同时”。（计、布、检、定、评）（2）组织制定部门安全管理规定、安全技术操作规程和安全技术措施计划。（3）组织对新职工进行车间安全教育和班组安全教育，对职工进行经常性的安全思想、安全知识和安全技术教育，定期组织考核，组织车间班组安全日活动，及时采纳工人提出的正确意见。（4）组织全车间员工定期进行安全检查，保证设备、安全装置、消防、防护器材等处于完好状态。（5）组织各项安全生产活动。总结交流安全生产经验，表彰先进班组和个人。（6）严格执行有关劳保用品、保健食品、清凉饮料等的发放标准。加强防护器材的管理，教育员工妥善保管，正确使用。（7）坚持“四不放过”原则，对本车间发生的事故及时报告和处理，注意保护现场，查清原因，采取防范措施，对事故的责任者提出处理意见，报主管部门和总经理批准后执行。(八)、库管员安全职责（1）对管辖范围内的安全生产负责，建立健全物资安全保障制度。（2）贯彻执行《仓库防火安全管理细则》。（3）认真贯彻执行消防法，坚持“预防为主，防消结合”的方针，做好防火、灭火等消防的工作。（4）负责对岗位员工进行防火宣传教育，普及消防知识，负责指导义务消防队的训练工作。（5）储存、发放物资要符合物资安全管理要求。（6）负责本岗位的隐患处理和汇报工作。（7）及时发现生产环境和设施方面存在的事故隐患，并向技术设备部门提出改进意见，督促及时解决。(九)、供销科长安全职责（1）认真学习和贯彻执行安全生产的文件精神，严格把握采购产品符合企业的安全卫生的要求。（2）对购入设备、配件及有关材料的质量问题负责，质量必须符合安全标准要求。（3）认真执行健康、安全与环保的法规、标准，把健康、安全与环境管理纳入企业管理中。（4）负责本部门的安全工作，组织安全检查、安全教育和隐患治理。（5）负责本部门事故的调查处理和上报工作。(十)、质检科长岗位职责（1）认真执行健康、安全与环境保护的法规标准,把维护健康、保证食品生产安全放在第一位，为生产提供良好的保障。（2）及时发现生产环境和设施方面存在的事故隐患，及时提出整改意见。（3）会同有关部门搞好企业职工安全卫生、健康和劳动保护工作，不断改善职工的劳动条件。(十一)、会计安全职责（1）认真执行国家关于企业安全技术措施经费提取使用的有关规定，做到专款专用，并监督执行，切实保证对安全生产的投入，保证安全技术措施和隐患整改项目费用到位。（2）执行国家关于安全技术措施费用使用管理方面的规定，保证安全技术措施费用和事故隐患整改费用到位。（3）审查单位经营计划时，要同时审查安全技术措施计划，并检查执行情况。（4）把安全管理纳入经济责任制，分析单位安全生产经济效益，支持开展安全生产竞赛活动，审核各类事故费用支出。(十二)、班组长安全职责（1）组织员工学习、贯彻执行厂、车间各项安全生产规章制度和安全操作规程，教育职工遵章守纪，制止违章行为。（2）组织参加安全日活动，坚持班前讲安全、班中检查安全、班后总结安全。（3）负责组织日常安全检查，发现不安全因素及时组织力量加以处理，并报告上级。发生事故立即报告，并组织抢救，保护好现场，做好详细记录，参加和协助事故调查、分析，落实防范措施。（4）搞好安全消防措施、设备的检查维护工作，使其经常保持完好和正常运行，督促和教育职工合理使用劳保用品，正确使用各种防护器材。（5）搞好安全消防设施、设备的检查维护工作，使其经常保持完好和正常运行，督促和教育职工合理使用劳保用品，正确使用防护器材。（6）搞好“安全月”、“消防日”活动和班组安全生产竞赛，表彰先进，推广经验。（7）发动群众搞好文明生产，保持生产作业现场整齐、清洁。(十三)、安全员安全职责（1）安全员负责贯彻上级有关安全生产的指示和规定，并监督检查执行情况。（2）参加厂制订、修改有关安全生产管理制度和安全技术规程，并检查执行情况。（3）负责编制厂安全技术措施计划，并检查执行情况。（4）搞好本厂职工的安全教育和安全技术考核工作，具体负责新入厂人员的车间安全教育，督促检查班组、岗位安全教育的执行情况。（5）排好本厂的日常安全活动，组织事故预案演练。（6）参加厂扩建、改?üこ躺杓粕蟛椤⒖⒐ず蜕璞父脑臁⒐ひ毡涠桨傅纳蟛椤?（7）检查落实各级动火措施，确保动火安全。（8）每天深入现场检查，及时发现隐患，制止违章作业，对紧急情况和不听劝阻者，有权停止其工作，并立即报请领导处理。（9）负责厂安全设施、防护器材、灭火器材和事故隐患管理。（10）参加厂各类事故的调查和处理，做好统计分析和上报工作。管理，是指管理主体组织并利用其各个要素（人、财、物、信息和时空），借助管理手段，完成该组织目标的过程。（1）管理主体是一个组织，这个组织可能是国家，可以是一个单位；也可能是一个正式组织或非正式组织。?（2）管理的手段包括5个方面：强制（战争、政权、暴力、抢夺等）、交换（双方意愿交换）、惩罚（包括物质性的和非物质性；包括强制、法律、行政、经济等方式）、激励、沟通与说服。（3）管理的过程包括6个环节：管理规则的确定（组织运行规则，如章程及制度等）、管理资源的配置（人员配置及职责划分与确定、设备及工具、空间等资源配置与分配）、目标的设立与分解（如：计划）、组织与实施、过程控制（检查、监督与协调）、效果评价、总结与处理（奖惩）。